Ratgeber
Tipps & Tricks
Hol das Beste aus Visofibu heraus mit diesen Profi-Tipps.
Ratgeber für Selbstständige
Das Wichtigste zu Steuern und Buchhaltung – kurz erklärt.
EÜR in 5 SchrittenDie Einnahmenüberschussrechnung ist für die meisten Selbstständigen die einfachste Gewinnermittlung.
- Alle Betriebseinnahmen und -ausgaben laufend mit Beleg erfassen.
- Zufluss- und Abflussprinzip beachten: Es zählt das Datum der Zahlung, nicht der Rechnung.
- Anschaffungen über 800 € netto über die Nutzungsdauer abschreiben (AfA).
- Privatanteile (z. B. Auto, Telefon) herausrechnen.
- Die Anlage EÜR elektronisch über ELSTER mit der Einkommensteuererklärung abgeben.
Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)Wer wenig Umsatz hat, kann auf die Umsatzsteuer verzichten.
- Seit 2025: Vorjahresumsatz höchstens 25.000 €, im laufenden Jahr höchstens 100.000 €.
- Wird die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr überschritten, gilt ab diesem Umsatz die Regelbesteuerung.
- Auf jede Rechnung gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.
- Kein Vorsteuerabzug – dafür keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen.
- Der Verzicht bindet für fünf Kalenderjahre, wenn du freiwillig zur Regelbesteuerung wechselst.
E-Rechnungspflicht: der ZeitplanZwischen Unternehmen wird die elektronische Rechnung schrittweise Pflicht.
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Bis Ende 2026: Papier- und PDF-Rechnungen sind beim Versand noch erlaubt.
- Ab 2027: Pflicht zum Versand für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
- Ab 2028: Pflicht für alle Unternehmen bei Rechnungen an Unternehmen.
- Ausgenommen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Rechnungen an Privatkunden und von Kleinunternehmern.
Pflichtangaben auf RechnungenFehlt eine Angabe, kann dein Kunde die Vorsteuer verlieren.
- Name und Anschrift von dir und deinem Kunden.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Rechnungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer.
- Menge und Art der Leistung sowie Leistungsdatum oder -zeitraum.
- Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
AufbewahrungsfristenWas du wie lange aufheben musst – auch digital.
- Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge): seit 2025 in der Regel 8 Jahre.
- Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und EÜR: 10 Jahre.
- Empfangene und versandte Geschäftsbriefe: 6 Jahre.
- Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
- E-Rechnungen müssen im Originalformat (XML) aufbewahrt werden.
Steuertermine im BlickDie wichtigsten Fristen für Selbstständige.
- Umsatzsteuer-Voranmeldung: bis zum 10. des Folgemonats bzw. Folgequartals (mit Dauerfristverlängerung einen Monat später).
- Einkommensteuer-Vorauszahlungen: 10. März, 10. Juni, 10. September, 10. Dezember.
- Steuererklärung ohne Steuerberatung: grundsätzlich bis 31. Juli des Folgejahres.
- Mit Steuerberatung gelten deutlich längere Fristen.
- Visofibu erinnert dich im Steuer-Radar an anstehende Termine.
Tipps & Tricks
Befehlspalette nutzen
Drücke Strg+K (oder ⌘+K auf Mac), um blitzschnell zwischen Seiten zu wechseln, Buchungen zu suchen oder Funktionen aufzurufen.
Wiederkehrende Buchungen einrichten
Für monatliche Miete, Versicherungen oder Abos: Einmal anlegen, automatisch buchen lassen. Das spart bei jeder Buchungsperiode Zeit.
Dashboard personalisieren
Klicke auf 'Anpassen' im Dashboard, um Kacheln per Drag & Drop umzuordnen, in der Größe zu ändern oder auszublenden.
CSV-Import für Massenimport
Hast du viele Transaktionen? Exportiere sie aus deiner Bank als CSV und importiere sie direkt. Die Spalten werden automatisch erkannt.
Angebote in Rechnungen umwandeln
Wenn ein Angebot angenommen wird, kannst du es mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln – alle Positionen werden übernommen.
Zeiträume festschreiben
Unter Einstellungen → Steuern kannst du abgeschlossene Zeiträume sperren. Danach sind keine Änderungen mehr möglich – wichtig für die Ordnungsmäßigkeit nach GoBD.
Steuerberater-Zugang einrichten
Lade deine Steuerberatung ein – sie erhält einen eigenen Zugang mit Leserechten und kann Daten direkt exportieren.
Dark Mode aktivieren
Klicke auf das Mond-Symbol in der Kopfleiste oder stelle es unter Einstellungen → Darstellung ein. Schont die Augen bei Nachtarbeit.
Bankregeln anlegen
Erstelle Regeln für wiederkehrende Bankumsätze. Beim nächsten Import werden sie automatisch zugeordnet.
Umsatzziel setzen
Unter Einstellungen kannst du ein Jahres-Umsatzziel hinterlegen. Im Dashboard siehst du dann deinen Fortschritt.
Bereit für entspannte Buchhaltung?
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